Mambo ya kuzingatia ili kuongeza ufanisi kazini

Moja ya changamoto zinazowakuta wengi katika shughuli zao ni kuwa na ufanisi usioridhisha.

Tafiti zinaonyesha wapo watu ambao kiasili wanahamasa kubwa ya kazi, hivyo kuwafanya wawe hodari zaidi katika kile wanachokifanya.

Pia, wapo wale ambao wanakipenda kile wanachokifanya, hivyo kufanya shughuli zao kwa moyo na kufikia viwango vinavyoridhisha.

Hii huwafanya watu hawa kuonekana wafanisi zaidi ya wengine hata kama wanafanya shughuli zao katika mazingira yanayofanana na wengine.

Ni ukweli usiopingika kuwa watu wenye ufanisi unaoridhisha kazini hufurahia shughuli hizo na kuwafanya wawe na furaha zaidi.

Wao hujiepusha na adhabu mbalimbali na kuwafanya kuwa watu wanaoaminiwa na kutegemewa katika maeneo yao ya kazi.

Teuzi nyingi katika taasisi mbalimbali pamoja na mambo mengine, huzingatia ufanisi wa kazi kama kigezo kikuu.

Hii inafanya suala hili kuwa muhimu katika shughuli yoyote ile.

Yafuatayo ni baadhi ya mambo yanayoweza kumuongezea ufanisi mtu kama atayazingatia mahala pakazi;

Malengo binafsi

Mara nyingi taasisi hujiwekea malengo yake ya muda mfupi na mrefu.

Idara katika taasisi husika nazo hujiwekea malengo madogomadogo ambayo kama yatafanikiwa yatawezesha malengo makubwa ya taasisi kufikiwa. Kila mtumishi hupewa malengo anayotakiwa kuyatimiza na wakati mwingine hupewa nyenzo za rasilimali zinazomuwezesha kuyafikia malengo haya.

Pamoja na hayo, bado ni muhimu kujiwekea malengo binafsi ya muda mfupi yatakayomsaidia kuyafikia malengo ya idara na kisha ya taasisi.

Si vyema kwenda kazini ukiwa haujapanga ni nini utafanya katika siku husika.

Kuwa na malengo ya siku, wiki, mwezi hadi mwaka katika shughuli yako yatakusaidia katika kuongeza ufanisi na kuyafikia malengo makuu ya taasisi kwa urahisi zaidi.

Matumizi ya Muda

Kwa bahati mbaya katika nchi zinazoendelea kwa kiasi kikubwa matumizi ya muda yamekuwa sio kitu kinachotiliwa mkazo na kuzingatiwa na wengi.

Ili kuongeza ufanisi ni nyema kuzingatia matumizi bora ya muda wako ndani na hata nje ya ofisi yako.

Katika kupima ufanisi wa mfanyakazi hiki ni moja ya vigezo ambavyo hutazamwa kwa uzito wa kipekee.

Matumizi mazuri ya muda si kutumia muda wako wote kaika kufanya kazi bali ni kujua nini kifanyike kwa wakati gani yaani shughuli sahihi kwa wakati sahihi.

Fika kazini mapema; akili hufanya kazi vizuri zaidi wakati wa asubuhi. Pamoja na hayo zingatia kupumzisha akili na mwili wako pale vinapochoka.

Mafunzo

Ujuzi ni moja ya vitu muhimu sana katika kuongeza ufanisi wa shughuli yoyote ile.

Ni vyema kuhakikisha unajifunza vitu vipya kila unapopata fursa. Kila siku kuna jambo jipya la kujifunza. Kama unapata fursa ya kurudi chuoni kuongeza ujuzi fanya hivyo.

Ikumbukwe kuwa ujuzi haupatikani katika mfumo rasmi pekee. Jifunze kwa wenzako, soma vitabu, makala, tumia mtandao wa intaneti, udhulia semina na warsha mbali mbali; hii haitakupa ujuzi pekee bali itakuongezea hamasa ya kazi na hivyo kukuongezea ufanisi pia.

Vipaumbele

Moja ya changamoto inayowakumba wengi mahala pa kazi ni kutaka kufanya mambo mengi kwa wakati mmoja.

Hii hupunguza umakini na hivyo kufanya matokeo ya shughuli kuwa chini ya viwango vinavyotarajiwa.

Hakikisha vipaumbele vinafahamika katika kila unachofanya na kuanza kwa kuyafanya yale yenye umuhimu au uharaka zaidi kisha mengine yafuate.

Yale yasiyowezekana yaafutiwe ufumbuzi haraka iwezekanavyo na wakati mwingine ni vyema kukaimisha au kutafuta msaada kwa wengine kwani kujaribu kufanya jambo usilolijua au liweza kunaweza kuharibia kazi.

Mahusiano

Katika mazingira ya kazi ni vigumu kufanya kazi na kufikia malengo kama auhusiani vyema na wengine.

Hakikisha unaboresha na kudumisha mahusiano mema na kila mtu; kuanzia bosi wako mpaka yule muhudumu wa chini kabisa.

Hii ni siri kubwa sana katika kufanikisha malengo ya shughuli yoyote ile. Ukihusiana vyema na wengine inakujengea mtandao wa marafiki na timu kubwa ambayo inaweza kukusaidia pale unapohitaji msaada kazini na hata nje ya kazi yako.

Utulivu wa nafsi na akili

Shughuli tunazofanya zinahitaji kiwango kikubwa cha utulivu wa akili na amani nafsini mwetu.

Lakini vitu hivi uwa si rahisi kuvipata au uwa havipatikani kila tunapovihitaji.

Changamoto za nyumbani, ofisini, safarini, kwenye mahusiano na maisha kwa ujumla hutuletea msongo wa mawazo na huzuni.

Ni vyema kuhakikisha tunatafuta njia ya kuviepuka vile vinavyowezekana na kutumia mbinu mbalimbali kuhakikisha vile visivyoepukika havituathiri sana ili kuongeza umakini katika shughuli tunazozifanya.

Tathmini na pongezi binafsi

Shughuli yoyote inahitaji tathmini ili kujua kasi ya usahihi wa kile unachofanya.

Ni nyema kujitathimini na kuangalia wapi unafanya vyema na wapi unakosea.

Tathmini binafsi haitoshi hivyo ni vyema kuwapa nafasi watu wengine wakutathmini ili kujua mwenendo wako katika kile unachofanya.

Kubali kukusolewa na kuyachukulia mapungufu kama changamoto na kujirekebisha.

Pale ambapo unafanya vizuri hata kama hakuna atakayejitokeza kukupongeza usisite kujipongeza mwenyewe na kufurahia mafanikio yako. Ukisubiri kuambiwa na mtu ‘umefanya vizuri’ anaweza asitokee.

Uwiano wa kazi na maisha binafsi

Pamoja na umuhimu wa shughuli zinazotuingizia kipato bado tunahiaji muda wa kutosha katika kufanya mambo mengine hasa yale yakijamii.

Kuzipa shughuli zetu za kiuchumi muda mwingi zaidi na kusahau upande wa pili wa maisha kunaweza kupunguza ufanisi wa kazi hizo tunazoziangaikia usiku na mchana.

Ni vyema kukumbuka familia zetu, afya, imani na mambo mengine ya kufurahisha nafsi zetu.

Tenga muda kwa ajili ya michezo na burudani na kutembelea ndugu, jamaa na marafiki.

Afya yako ikiyumba ajira yako itayumba pia, mahusiano yako na wengine yakiyumba shughuli zako nazo hazitabaki salama hivyo ni vyema kutenga muda wa kuangalia mambo mengine nje ya ajira zetu.

Kelvin Mwita ni Mhadhiri Chuo Kikuu Mzumbe, anapatikana kwa 0659 081 838, [email protected], www.kelvinmwita.com