Usajili wa kampuni kwa njia ya mtandao

Kampuni ni taasisi ya kibiashara iliyosajiliwa chini ya sheria ya kampuni namba 212 ya 2002. Mgawanyo wa aina za kampuni hutegemea na kigezo kinachotumika kuzigawanya.

Kuna kampuni binafsi na za umma. Kampuni zenye mtaji wa hisa na zisizo na mtaji wa hisa. Kampuni kuu na tanzu. Kampuni za Serikali na zisizo za serikali.

Kampuni zote husajiliwa na msajili wa kampuni chini ya Mamlaka ya Usajili na Leseni (Brela). Utaratibu wa kusajili kampuni unaanza na kutambua kwanza aina ya biashara mnayotaka kufanya au mnazokusudia kufanya maana huwezi kusajili kampuni kama hujui unataka kufanya biashara gani.

Hii inaenda sambamba na kufahamu mngependa kampuni yenu iitwe jina gani. Ni muhimu kupendekeza majina yasiyopungua matatu kwa kutumia ubunifu wa hali ya juu bila kuiga ili kuifanya kampuni yenu kuwa ya kipekee.

Mchakato wa usajili unaanza kwa kupata jina baada ya kupendekeza majina hayo katika mtandao wa Brela na kupata majibu ya jina linalokubalika. Ni muhimu kulilipia jina hilo ili lisichukuliwe na mwingine kabla hamjaanza mchakato.

Mkishapata jina mnapaswa kuandaa waraka na katiba ya kampuni (memorandum and articles of association). Kazi ya waraka ni; kuanzisha kampuni, kueleza shughuli za kampuni, mtaji, majina ya wanahisa na viwango vya hisa zao.

Kazi ya Katiba ni kueleza mfumo wa uendeshaji wa kampuni ikiwa ni pamoja na mtaji, wakurugenzi (wasiopungua wawili), uwajibikaji, wanahisa, hisa, vikao, mahesabu, ukaguzi, muhuri na kufungwa kwa kampuni. Waraka na katiba ya kampuni vinapaswa kuwa vitabu angalau 5 kwa matumizi mbalimbali ya ofisi.

Mchakato wa usajili unafanyika katika mtandao wa Brela baada ya wahusika kujisajili au kusajiliwa mtandaoni kupitia vitambulisho vyao vya uraia au hati za kusafiria kwa wageni.

Kumbuka kila kitu kinafanyika mtandaoni; kuanzia uwasilishaji wa nyaraka, malipo hadi upatikanaji wa cheti. Hivyo wepesi na usahihi wa nyaraka na utaratibu wa usajili ndio utakaofanya mchakato wenu wa usajili uwahi au uchelewe, lakini mkiwa makini ndani ya wiki moja mtakuwa mmekamilisha usajili.

Waraka na katiba ya kampuni vinapaswa kwenda pamoja na fomu za maombi ya usajili namba 14b fomu hizi zitaeleza taarifa muhimu likiwamo jina la kampuni, anwani, ofisi na taarifa za wakurugenzi na katibu wa kampuni. Taarifa hizo ni pamoja na majina matatu, saini, uraia, anwani, tarehe ya kuzaliwa na taarifa nyinginezo.

Zingatia kwamba nyaraka zote hizi zinapaswa kugongwa muhuri na wakili kabla ya kuwasilishwa Brela na kulipiwa. Nyaraka nyingine ni pamoja na fomu ya taarifa za kampuni (consolidated form) na kiapo cha uadilifu kwa sekta binafsi.

Baada ya kukamilisha malipo, msajili atapitia nyaraka zilizowasilishwa na akishajiridhisha ziko sahihi, ataisajili kampuni kwa kutoa cheti cha usajili ikiwa kuna kasoro mtapata mrejesho juu ya kasoro hizo na marekebisho yake.

Cheti cha usajili kitakuwa na taarifa za nembo ya Serikali, jina la kampuni, sheria ya kampuni, uthibitisho, namba na tarehe ya usajili pamoja na saini na muhuri wa msajili.

Kampuni ikishasajiliwa inakuwa na nguvu kamili ya kitaasisi. Ina uwezo wa kushitaki na kushitakiwa, kuuza na kununua, kumiliki mali, kuajiri na kufukuza na kuingia mikataba mbali mbali. Kumbuka kuwa kampuni na wakurugenzi au wanahisa ni watu wawili tofauti kisheria japo katika mazingira fulani wakurugenzi wanaweza kuwajibika kisheria endapo kampuni itakuwa imetenda kosa kwa mujibu wa sheria.

Kumbuka kuwa baada ya usajili wakurugenzi mnapaswa kuwasilisha taarifa za kampuni kwa msajili kila baada ya mwaka kupitia kujaza fomu namba 128 (annual return) na kuilipia mtandaoni.

Fomu hii itaeleza taarifa za wakurugenzi, shughuli za kampuni, umiliki wa hisa, ofisi ya kampuni, tarehe ya kuwasilisha taarifa hiyo na endapo kumekuwa na mabadiliko yoyote katika kipindi cha mwaka mzima.

Ili kufanikiwa kuendesha biashara kisheria baada ya kusajiliwa na kupata cheti cha usajili wa kampuni bado mna wajibu wa kwenda kwenye ofisi za Mamlaka ya Mapato (TRA) zilizopo karibu ili mpate namba ya usajili wa mlipa kodi (TIN) pamoja na cheti cha uthibitisho wa malipo ya kodi (Tax Clearance Certificate).

Kisha mtapaswa kwenda halmashauri au Wizara ya Viwanda na Biashara ili kupata leseni baada ya kujaza fomu, kuambatanisha nyaraka zote tajwa hapo juu na kufanya malipo.

Kwa kuwa kampuni ina uwezo wa kufanya biashara zaidi ya moja, hivyo mnao uwezo wa kuomba leseni zaidi ya moja kulingana na biashara mnazofanya.

Kufungua akaunti ya kampuni ni muhimu kwa jina la kampuni pamoja na kupata hundi ya kampuni ni muhimu sana.

Benki nyingi huhitaji barua ya utambulisho kutoka kwa wakili, barua ya maombi ya kufungua akaunti kutoka kwenye kampuni, muhtasari wa kikao cha bodi ya wakurugenzi, picha za wakurugenzi na fomu za kufungua akaunti zikiambatana na nyaraka za kampuni tajwa hapo juu.

Ni muhimu kuwa na ofisi mahali pazuri, panapofikika kirahisi na penye usalama wa kutosha, lakini hata kama hamjapata ofisi sehemu nzuri msiogope kuanza hata kama ofisi itakuwa nyumbani.

Mkimaanisha katika kufanya biashara bora na kutoa huduma nzuri kwa wateja kwa uaminifu, ofisi nzuri itawatafuta, wala hamtaangaika kuitafuta.

Ni muhimu kumshirikisha wakili awasaidie katika mchakato mzima wa usajili na uendeshaji wa kampuni. Ni ukweli usiopingika kwamba faida za kusajili kampuni yako ni kubwa kuliko kutokuwa na kampuni.

Kampuni zote kubwa na zilizofanikiwa zilianza na wazo kisha utekelezaji ukafuata. Zilianzia padogo na leo hii ni kubwa sana.

Zinafanya biashara za mabilioni ya fedha. Kama imewezekana kwa kampuni zote hizo unazozisifia kwa huduma zake nzuri na kwa kununua bidhaa zake, inawezekana na kwako pia. Sajili kampuni ufike mbali.