Kanuni saba za kuandika barua pepe za kiofisi

Siku hizi mawasiliano mengi ya kiofisi hufanyika kwa njia ya mtandao. Ingawa utamaduni wa kuwasiliana kwa barua zilizoandikwa kwenye karatasi zilizosainiwa na kupigwa muhuri bado upo, lakini njia inaonekana kuwa rahisi zaidi ni siku hizi ni barua pepe.

Barua pepe zinapunguza gharama za uendeshaji kwa maana ya katarasi, wino wa kuchapishia, stempu na kuokoa muda wa kuhakikishia kuwa barua iliyoandikwa inamfikia mhusika bila kupotea.

Pamoja na faida zake nyingi, mawasiliano yanayofanyika kupitia barua pepe yanaweza kukupumbaza ukajikuta unavunja kanuni za urasmi katika mazingira ya kazi. Hapa ninakuletea kanuni sita za kuzingatia unapotumia barua pepe.

Tumia jina rasmi

Umakini wa mawasiliano unayoyafanya kwa barua pepe unaanzia na mwonekano wa anuani yako. Fikiria unapokea barua pepe kutoka kwa bosi au mfanyakazi mwenzako kupitia anuani yake yenye maneno kama [email protected], [email protected], au [email protected].

Anuani kama hizi zinajenga picha kuwa bado hujapevuka na ujumbe wako unaweza kupuuzwa.

Tumia majina yako rasmi kwa mawasiliano yako. Ikiwa hupendi kutumia majina yako kama yalivyo, tumia vifupisho vinavyoeleweka. Kama ofisi yako ina utaratibu wa kutumia barua pepe rasmi za ofisi, zitumie kwa mawasiliano yako rasmi, na barua pepe nyingine zitumie kwa mawasiliano yako binafsi.

Fikiria vizuri kichwa cha habari

Kuna uwezekano kuwa unayemwandikia barua pepe anapokea barua nyingi. Wakati mwingine anaweza asiwe na muda wa kusoma kila barua inayotumwa kwake.

Unapotumia kichwa cha habari kinachojitosheleza unaongeza uwezekano wa barua yako kusomwa.

Ili kupata kichwa cha habari mwafaka, fikiria kwa nini unaandika barua husika. Lengo kuu la barua yako ni nini? Hicho ndicho kichwa cha barua pepe yako.

Ikiwa, kwa mfano, unaandika kwa lengo la kutuma ripoti uliyoifanyia kazi, ni muafaka kichwa cha habari kijikite hapo hapo.

Mfano; RE: RIPOTI YA KIKAO CHA BAJETI.

Epuka kutumia maneno yasiyobeba ujumbe wa barua yako. Mfano; RE: HABARI ZA MCHANA wakati ndani unazungumzia ripoti ya kikao cha bajeti. Mpokeaji mwenye shughuli nyingi anaweza kupuuza barua pepe inayolenga kumsalimia asijue ndani ina ujumbe muhimu.

Anza kwa salaam

Waungwana husalimiana. Msalimie unayemwandikia. Mtambue unayemwandikia kwa maneno kama ‘Dear Mr. Abubakar, Greetings!’ au, ‘Mpendwa Ndugu Ayoub, Habari za asubuhi!’

Kumbuka kuwa salaam ‘zilizobinafsishwa’ hubeba uzito zaidi kuliko maelezo yanayoelekezwa kwa kundi la watu. Ikiwa unalazimika kuandika kwa watu kadhaa, wakati mwingine, elekeza salaam zako kwa watu mahususi.

Bainisha ujumbe

Mara baada ya salaam, nenda moja kwa moja kwenye madhumuni ya ujumbe wako. Hakikisha sentensi yako ya kwanza inabeba kile ulicholenga msomaji wako akifahamu. Faida ya kufanya hivi ni kuepuka kumsumbua mpokeaji kutafuta kile ulichotaka kukisema.

Ili kufahamu uanze na sentensi gani, fikiria kama ungehitajika kuandika sentensi moja tu kukamilisha ujumbe wako, ungesema nini? Unataka mpokeaji afanye nini? Hatua gani achukue? Bainisha hilo kisha fafanua ikiwa ni lazima.

Tumia lugha rasmi

Wakati mwingine tunajisahau na kujikuta tunatumia lugha ya mtaani kwenye mawasiliano rasmi na wafanyakazi wenzetu kazini.

Ingawa tunaweza kuzungumza kwa mizaha tunapokuwa kwenye mazungumzo ya nyakati za chai, haifai kuweka mizaha kwenye mawasiliano rasmi.

Pia, onyesha uungwana kwa kutumia maneno kama, ‘tafadhali’, ‘naomba’, ‘ningeshukuru’ na ‘asante sana’ Mfano, badala ya kusema ‘nitumie taarifa ya kikao cha jana haraka sana’ kwa nini usiandike kitu kinachofanana na hiki, ‘Je, unaweza kunitumia taarifa ya kikao cha jana?’ Lugha kama hii inafikisha ujumbe ule ule bila kuonyesha majigambo na dharau.

Zingatia kanuni za uandishi

Makosa madogo madogo ya uandishi huonyesha huna umakini. Wakati mwingine mtindo wako wa uandishi unaweza kumfanya msomaji akose imani na wewe.

Tenganisha mawazo tofauti kwa kuyatengenezea aya. Epuka kuandika barua yote kwa herufi kubwa. Kisaikolojia msomaji atahisi umekasirika. Mahali pa kutumia herufi kubwa, fanya hivyo.

Tenganisha nukta na neno linalofuata kwa nafasi. Malizia barua yako kwa kuweka mawasiliano yako kamili. Barua pepe nyingi zina mfumo wa kuweka saini yako yenye maelezo ya nafasi yako kwenye kampuni na kuambatanisha mawasiliano. Unaweza kutumia mfumo huu.

Hakiki kabla hujatuma

Usiwe na papara kutuma barua pepe. Soma barua pepe kuhakiki lugha uliyotumia. Angalia ikiwa umeweka viambatanisho kwenye ‘attachment.’ Weka anuani za watu wengine unaofikiri ni muhimu wajue kuwa umetumia barua pepe hiyo kwenye kisehemu chenye CC. Ikiwa usingependa watu hao wafahamiane, weka anuani zao kwenye BC. Kisha tuma barua pepe yako.

Christian Bwaya ni Mhadhiri wa Saikolojia, Chuo Kikuu cha Kikatoliki Mwenge (MWECAU). Mawasiliano 0754870815, twitter: @bwaya