KUZA FURSA : Kumbukumbu hesabu za fedha ni sehemu ya mafanikio ya biashara

Kutunza vitabu vya hesabu za mradi ni utaratibu muhimu wa kusimamia mwenendo wa fedha za biashara. Kuandika kiasi cha fedha zinazotoka na kuingia kila siku ni jambo linalosisitizwa. Inatakiwa kurekodi kila pato na matumizi yake bila kujali ukubwa ama udogo wake.

Bahati mbaya sana wajasiriamali wengi hawana tabia ya kuandika mwenendo wa fedha zinazoingia na kutoka. Inawezekana hawaoni, hawafanyi jitihada za kujua ama hawajui kuwa utunzaji wa hesabu ni dira ya maendeleo ya biashara.

Wajasriamali wengi wanajidanganya kuwa matumizi ya fedha zao wanazozifanya kila siku wanaweza kukumbuka kwa akili za kichwa lakini matokeo yake husahau baadhi ya matumizi na kuhamishia lawama kuwa wanaibiwa, fedha hazionekani, wamerogwa ama biashara haina faida.

Utunzaji wa mahesabu ya biashara una faida nyingi ambazo zinajumuisha kukuepusha na dhana potofu kama vile biashara kutokuwa na faida, kurogwa ama kuibiwa. Vilevile itakuwezesha kujua kiasi cha fedha uchopokea kutoka katika mauzo yako ya siku, wiki, mwezi ama mwaka.

Kumbukumbu hizi zitakuwezesha kujua kiasi cha fedha ulichotoa ama kutumia kwa kipindi husika; iwe wiki hata mwaka. Pia utajua umetumiaje, umelipia au kununua nini.

Kumbukumbu ulizonazo kwenye vitabu zitakuwezesha kujua kiasi cha faida au hasara ulichopata ili uweze kuchukua maamuzi sahihi ya maendeeo ya biashara yako.

Utaweza kujua wateja uliowakopesha na tarehe zao za kukulipa, wanaokudai na siku unayopaswa kuwalipa. Mtiririko mzuri wa kumbukumbu hizi utakusaidia kufanya maamuzi ya kununua na kuuza na kutambua kama umepata faida ama hasara. Utaweza kutofaitisha bidhaa zinazokupa hasara na zinazoleta faida.

Inaongeza kuaminiana endapo mnashirikiana na wajasiriamali wenzako na inasaidia uendeshaji na usimamizi wa mpango biashara kwa muda maalum.

Inapotokea ajali kama vile ya moto, wizi, mafuriko au tetemeko la ardhi inasaidia kujua hasara iliyopatikana. Kumbukumbu hizi zinasaidia kurahisisha makadirio ya kodi kwa mujibu wa sheria.

Yapo mambo machache unayopaswa kuyazingatia unapotunza kumbukumbu za biashara. Kwa kutegemea ukubwa wa biashara, wingi wa miamala na mipango ya biashara, ni vyema ukawa unapitia kumbukumbu zako kila siku, kwa wiki au kila mwisho wa mwezi. Unapaswa kutunza stakabadhi zote kuepuka uwezekano wa kupoteza mojawapo. Tunza karatasi za kuweka na kutoa fedha benki kwa usahihi pia.

Kila mwezi jumlisha hela ulizoweka benki ambayo inatakiwa kulingana iliyopo katika akaunti yako ya benki. Suala hili linahitaji usaidizi endapo mjasiriamali hana ufahamu wa kufanya kwa kadri inavyotakiwa.

Orodhesha wadai na wadaiwa vizuri ili kujua lini unatakiwa kulipwa ama kulipa uweze kufuatilia. Mjasiriamali hatakiwi kutumia akaunti yake binafsi kutunza fedha za biashara yake. Hakikisha biashara ina akaunti yake nawe unayo yako binafsi.

Andaa ripoti zako za biashara kwa wiki ama mwezi kuona ni siku gani kwa wiki ama mwezi zina mzunguko mkubwa zaidi na sababu zake.

Ni vyema mjasiriamali akafanya jitihada za kufahamu vizuri ufanyaji hesabu za msingi za biashara ili kutambua ukuaji, makosa na muongozo wa kifedha ndani ya biashara.

Taratibu na staili za uandishi wa kumbukumbu za biashara zipo nyingi na zinategemea aina na ukubwa wa biashara. Tekonolojia inayotumika pia ni kigezo kingine muhimmu katika kuzingatia suala hili.