Katika mfululizo wa makala za bandari, leo tunakuletea utaratibu unaotumika kuhudumia shehena ya magari hatua kwa hatua katika bandari za TPA, kuanzia meli inapoingia bandarini, gari linavyoteremshwa kutoka melini na linavyopokewa bandarini, gari linavyotoka bandarini hadi mteja kukabidhiwa gari lake.
Ukaguzi baada ya meli kuwasili bandarini
Hatua ya kwanza inayofanyika baada ya meli kuwasili bandarini ni ukaguzi unaofanywa na Idara za Serikali za Afya na Uhamiaji kwa meli na mabaharia. Hii inafanyika ili kujiridhisha juu ya afya za mabaharia na hakuna mzigo hatarishi ndani ya meli.
Idara ya uhamiaji ina jukumu la kuhakikisha kuwa taratibu zote za uhamiaji zimezingatiwa na mabaharia. Wakati taratibu za ukaguzi zinafanyika bendera ya Shirika la kimataifa la Bahari duniani (International Maritime Organization – IMO) inakuwa inapepea kwenye meli na hakuna mtu anayeruhusiwa kuingia au kutoka ndani ya meli. Ukaguzi ukishamalizika bendera ya IMO inateremshwa ili kupandishwa bendera ya Tanzania.
Baada ya ukaguzi kinachofuata ni Wakala wa Meli (Shipping Agent) husika kuingia na genge maalumu ambalo jukumu lake ni kufungua mikanda ya kufungia magari ili yasigongane ndani ya meli na kusababisha uharibifu. Kukamilika kwa hatua hii kunatoa nafasi kwa madereva wa TPA kuingia ndani ya meli ili kuanza kazi ya kuteremsha magari.
Ukaguzi wa magari baada ya kuteremshwa kutoka melini
Baada ya magari kushushwa kutoka melini, hupelekwa kwenye gati (quay side) Karani wa TPA huyapokea kwa ajili ya ukaguzi. Ukaguzi huo una lengo la kutaka kujua hali ya magari kabla ya kuteremshwa. Ukaguzi ukionyesha kuwa gari lipo salama, halikupata hitilafu yoyote, gari hilo litabandikwa stika ya rangi ya kijani yenye alama ya vema (√).
Endapo gari litabainika kuwa na hitilafu ya kuharibika au kukosekana kwa vifaa kama redio, vifaa vya kupandishia vioo (power windows), vioo (side mirrors) nakadhalika gari hilo litabandakwa stika nyekundu yenye alama ya kosa (X).
Baada ya ukaguzi kukamilika, karani atajaza fomu maalumu inayotambulika kama Vehicle Discharge Inspection Transfer Tally (VDITT). Fomu hii huonyesha hali halisi ya gari lilivyoshuka kutoka melini na kupokewa bandarini.
Fomu ya VDITT ikishajazwa kwa gari husika nakala moja huwekwa ndani ya gari kwa uthibitisho, kisha gari hilo hupelekwa eneo/ yadi kwa ajili ya kuhifadhiwa ili kusubiri mteja husika aje kuchukua gari lake.
Baada ya gari hilo kufikishwa yadi, askari wa TPA aliyepo yadi atalikagua tena kwa kutumia fomu ya VDITT na kupewa nafasi (position) kwa kuandikwa juu ya bonnet au ubavuni sehemu ya milango.
Gari likisha hakikiwa kuwa limeshuka kutoka melini, karani ataingia kwenye mfumo wa mizigo wa TPA (Cargo system) na kulipigia tally kulihesabu kuwa limeshuka, kisha ataingia katika mfumo wa TANCIS ili kuonyesha (carry in) kuwa gari husika limeshuka kutoka melini na lipo bandarini.
Majukumu ya Wakala wa Forodha katika kutoa gari bandarini
Wakala wa Forodha aliyechaguliwa na mteja kwa ajili ya kumsaidia kutoa gari lake bandarini atatakiwa kufuata taratibu za kiforodha kwa niaba ya mteja ikiwa ni pamoja na kupata vibali kutoka mamlaka husika hususan Shirika la Viwango Tanzania (TBS) na kulipia TRA na kwa Wakala wa Meli ili kupata nyaraka za kutolea gari (release order na delivery order).
Baada ya kukamilika kwa hatua hizo, Wakala wa Forodha ataingia kwenye mfumo wa kulipia wa TPA (e-payment) na TPA itazifanyia tathimini gharama za huduma ambazo imezitoa kwa gari husika ili kupata tozo za bandari kwa gari la mteja. Taarifa hizi zitamfikia Wakala wa Forodha kwa njia ya electroniki kwa kumpatia namba ya kumbukumbu kwa ajili ya kulipia (payment reference number - PRN).
Baada ya Wakala kupata PRN atatakiwa kwenda kwenda benki mojawapo kati ya TIB, NMB, CRDB na Standard Charted au kwa njia ya simu ili kulipia malipo ya tozo za TPA kwa niaba ya mteja.
Wakala akishakamilisha malipo ya TPA ataingia katika mfumo wa mizigo wa TPA (cargo system) kwa ajili ya kutengeneza kibali (announcement) cha kuonyesha gari analotaka kulitoa kutoka bandarini kwa kujaza taarifa zote zinazohusu gari hilo.
Wakala akishakamilisha hatua hiyo atafika bandarini kwenye ofisi ya TPA geti namba 2 na atapewa kibali cha kuruhusiwa kuchukua gari la mteja wake (gate in ticket). Kibali hicho kitakuwa na maelezo yote aliyoyajaza wakala kwenye announcement. Gate in ticket itaambatishwa na nyaraka nyingine ambazo ni Bill of Lading, Delivery order na Release order.
Wakala kuchukua gari bandarini
Baada ya kukamilisha hatua tajwa hapo juu, hatua inayofuata ni wakala kwenda katika ofisi za Kitengo cha Magari kwenye yadi husika (delivery yard) ambako kuna gari la mteja wake, kisha ataonyesha nyaraka kwa ajili ya kutoa gari husika. Karani na askari wa TPA (Incharge) watakagua nyaraka zote ili kujiridhisha kama hatua zote zimefuatwa.
Endapo itabainika kuna hatua ambazo hazijakamilika, wakala atatakiwa kukamilisha hatua hiyo au kufanya marekebisho mahali alipokosea. Baada ya kujiridhisha kwamba hatua zote zimefuatwa, karani ataingia katika mfumo wa TPA wa mizigo ili kupiga truck tally kwa gari husika na kutoa gate pass A itakayomruhusu wakala kuchukua gari la mteja wake.
Karani atasaini sehemu husika katika gate pass A na wakala wa mteja atasaini kuonyesha amepokea gari hilo baada ya kujiridhisha kwa kulinganisha taarifa iliyopo kwenye nyaraka na namba ya chasis ya gari la mteja.
Pia, karani wa TPA atatakiwa kujaza fomu ya makabidhiano ya gari (Vehicle Hand Over Form) ambayo itaelezea hali halisi ya gari wakati wa kulikabidhi kwa Wakala wa Forodha kwa niaba ya mteja.
Fomu hiyo itasainiwa na msimamizi wa yadi, askari wa yadi na wakala wa mteja, kisha wakala atachukua gari la mteja wake. Karani baada ya kutoa gate pass A ataingia kwenye mfumo wa TANCIS na kufanya carry out kwa gari husika ikiwa ni hatua ya kuonyesha kuwa gari hilo halipo tena bandarini na limeshatoka nje ya bandari.
Wakala atachukua gari la mteja wake pamoja nyaraka na kwenda nazo getini askari atazipokea nyaraka hizo na kuzikagua kisha kukagua gari husika na akishajiridhisha kwamba hakuna tatizo ataingia kwenye mfumo wa mizigo wa TPA na kuonyesha kuwa gari husika limeshatoka nje ya bandari (gate out).
Mteja anapopokea gari lake kutoka kwa wakala wake wa forodha ni lazima ahakikishe anapata nyaraka zote zilizotumika kulipia na kutolea gari lake.
Ni muhimu sana kwa mteja kupata fomu ya ukaguzi wa hali halisi ya gari lilivyopokewa bandarini Vehicle Discharge Inspection Transfer Tally (VDITT) na fomu ya makabidhiano ya gari kati TPA na wakala wa Forodha Vehicle Hand Over Form. Endapo mteja hatapewa fomu hizo na Wakala wake anatakiwa kutoa taarifa TPA kwa kupiga simu au kutuma meseji za bure za TPA kutoa taarifa ili wakala husika achukuliwe hatua zinazostahiki, namba hizo ni 0800110032 au 0800110047.
Bandari zetu, lango la biashara kitaifa na kimataifa.
