Mambo ya kuzingatia unapofanya mawasiliano rasmi ofisini

Friday March 22 2019

 

By Christian Bwaya, Mwananchi [email protected]

Umewahi kutakiwa kujieleza na bosi wako kwa makosa uliyoyafanya? Fikiria barua uliyoandikiwa na bosi wako inamalizia na sentensi inayofanana na hii, “Kwa kuzingatia kosa ulilolifanya kama lilivyochanganuliwa hapo juu, nakutaka ujieleze kwa nini usichukuliwe hatua kali za kinidhamu.”

Wakati mwingine unajikuta katika mazingira ambayo lazima uwasilishe malalamiko yako kwa bosi wako. Huenda umetendewa visivyo haki na unalazimika kumwandikia bosi wako kuweka kumbukumbu sawa.

Unaanzia wapi ili utakachoandika kisitumike dhidi yako mwenyewe?

Mazingira kama haya yanadai uwezo mkubwa wa kuwasiliana vizuri. Utahukumiwa kwa kile unachokiandika. Kupitia maandishi yako, bosi wako na hata wafanyakazi wenzako wanaweza kukupuuza, kukuheshimu au kuwa na wasiwasi na kiwango chako cha busara.

Hapa ninakuletea baadhi ya mambo muhimu ya kuzingatia unapofanya mawasiliano rasmi.

Mfahamu unayemwandikia

Advertisement

Kila unachokiandika, kwa vyovyote vile, kina hadhira yake. Huandiki kwa kila mtu. Usipojua mahali pa kuelekeza maandishi yako unaweza kujiingiza kwenye matatizo.

Fahamu muundo wa utendaji wa ofisi unayofanyia kazi kujua wapi uelekeze maandishi yako.

Ikiwa muundo wa kazi unakutaka kuwajibika kwa mlinzi na mkuu wa idara yako hahusiki, huna sababu ya kumpa nakala mkuu wa idara.

Unapowaandikia wasiohusika kwa mujibu wa muundo wa utendaji ofisini kwako, unatafsirika kama mtu anayesambaza umbeya. Kutokujua wapi pa kuelezea mambo yako ni udhaifu unaoweza kukugharimu.

Pia, jitahidi kufahamu tabia za mtu unayemwandikia. Kama ni bosi wako, mfahamu anasimamia kitu gani kwenye taasisi, anajivunia kipi, anaogopa nini, ana ndoto zipi, ana ugomvi na nani, ana urafiki nani na mambo kama hayo. Vitu kama hivi vitakusaidia kujua namna ya kuelezea jambo ili lilite ufumbuzi badala ya kuchochea moto unaowaka tayari.

Usionyeshe hasira

Iwe ni utetezi au tuhuma dhidi ya mwingine siku zote kumbuka mwandiko wako unaongea. maandishi yako yanaweza kubeba ujumbe unaoweza kutumika dhidi yako.

Huwezi kufikia malengo yako kwa kuonyesha hasira. Maandishi yanayoonyesha hasira au kisasi hayawezi kuchukuliwa kwa umakini. Unaposhindwa kuficha hasira zako unajiweka kwenye mazingira ya kuonekana mtu mshari anayetafuta fursa ya kummaliza mbaya wake.

Hasira hazijawahi kuwashawishi wenye busara. Unapoandika barua au ujumbe wowote rasmi wa kiofisi, epuka kuonyesha hasira.

Usimpe nafasi msomaji wako kuhisi una kisasi na ugomvi na mtu. Hata kama ni kweli umeonewa, umeumizwa na unahitaji kujitetea au labda unaacha kazi, bado ni muhimu utumie lugha chanya yenye utulivu.

Utulivu wa maandishi yako unaweza kukubeba. Ili utulie, ni vyema ujipe muda wa kutulia kabla kujaandika chochote. Zungumza na watu wako wa karibu unaowaamini kisha andika ukiwa kwenye hali ya utulivu.

Simamia hoja

Uwezo wa kusimamia hoja unazingatia masuala kadhaa. Kwanza, kulitazama jambo kwa pande zote mbili ikiwa ni pamoja ule upande unaokuumiza. Pili, kutumia taarifa zenye ushahidi.

Tuchukulie umetakiwa kuandika maelezo kumhusu mfanyakazi mwenzako. Hapa kuna mawili, ikiwa hamuelewani naye, ni rahisi kuficha upande mzuri ili mabaya yake yammalize; lakini kama ni rafiki yako, ni rahisi kushawishika kuficha upungufu wake ili kumtakasa. Msomaji makini anaweza kubaini hilo na matokeo yake yakawa kinyume na matarajio yako.

Ili uaminike kwa kile unachokiandika, ainisha pande zote kwa usawa kisha simamia upande unaouamini. Msomaji makini hatakupuuza.

Wakati mwingine inawezekana umetakiwa kujieleza kwa kosa ulilolifanya. Kusimamia hoja ni pamoja na kukubali sehemu ya makosa yako kabla kujaeleza upande wa pili unaokubeba.

Pia, kusimamia hoja ni pamoja na kujiweka kando na maneno ya hisia usiyo na uhakika nayo. Hata kama una hisia kwamba kuna jambo linaendelea nyuma ya pazia, kama huna ushahidi nalo usiliweke kwenye maandishi kwa sababu linaweza kukugharimu mbele ya safari.

Sema ukweli

Unafanyaje ukweli unapoonekana kukuelemea? Unajificha kwenye uongo? Wahenga walisema njia ya mwongo ni fupi. Wakati mwingine unayemdanganya anaujua ukweli kamili. Kuombwa maelezo saa nyingine ni namna tu ya kukupima kiwango chako cha uaminifu. Katika mazingira kama haya uongo wako unaweza kuwa kaburi lako.

Pia, unapoandika suala linalomhusu mfanyakazi mwenzako, usiandike kile usichoweza kukisema ikiwa angekuwapo. Usitie chumvi maelezo yako ukiamini ulichokiandika kitabaki kuwa siri. Dunia haina siri. Uliyetaka aangamie kwa kukoleza uongo anaweza kuponyoka na baadae akabaini aliyetia chumvi kidonda chake ni wewe.

Hata pale unapowekwa katikati ya mafahari wawili wanaopigana, kanuni ni rahisi. Sema ukweli daima. Simamia haki. Hata kama utachukiwa lakini nafsi yako itakuwa na amani kwamba ulichokisema ndicho unachokiamini.

Christian Bwaya ni Mhadhiri wa Saikolojia, Chuo Kikuu cha Kikatoliki Mwenge (MWECAU). Mawasiliano 0754870815, twitter: @bwaya

Advertisement