SAIKOLOJIA : jinsi ya kuepuka kupoteza muda wako

Baadhi ya wasomaji wangu wamenifahamisha kuwa katika makala niliyoandika mwaka jana kuhusu muda, nilieleza maana na umuhimu wa muda, lakini sikueleza jinsi ya kutumia muda vizuri.

Katika makala hayo nilieleza kuwa muda hauwezi kuhifadhiwa, yaani kuwekwa mahali ili uweze kutumiwa kila unapohitajika.

Vilevile nilibainisha jambo linalohusu muda ambalo ni tofauti na takriban vitu vingi ulimwenguni yaani hakuna soko au duka la muda ambako unaweza kuununua kiasi unachotaka ili utumie kila unapotaka kama tunavyotumia muda wa maongezi wa simu.

Unachoweza kufanya ni kuhakikisha unafanya kila uwezavyo ili utumie muda vyema kadri unavyo kwenda wala usipoze. Tukijikumbusha ile hadithi ya mfalme wa kale aliyeitwa Mautikitiki tunagundua kuwa yeye alikuwa mtu wa kazi nyingi. Hivyo alilichukia jua kwa kuwa lilikuwa likitua jioni na kumzuia asikamilishe kazi yake aliyokuwa amepanga kuikamilisha katika siku.

Ndiyo maana aliwatuma watumishi wake wasokote kamba nene na ndefu itumike kulikamata na kulifunga jua ili awe akilizuia lisiende kasi na wala lisitue kabla hajamaliza kazi yake ya siku.

Huyu alikuwa akijaribu kuongeza muda wa siku ili uzidi saa 24 hususan muda wa mchana ambao una saa 12 za kufanya kazi. Huenda kuna watu wengi wenye kazi nyingi ambao huona siku ni fupi na ingefaa kuongezwa.

Ukweli ni kwamba hauwezi kuongezwa. Tunapaswa kufanya mambo yatakayotuwezesha kuumiliki muda na kuhakikisha tunatekeleza kazi zetu kwa ukamilifu katika muda wa saa 24 zilizopo katika siku.

Tukumbuke kuwa matumizi bora ya muda ndicho kitu cha kwanza katika vitu vinavyotuletea maendeleo katika maisha yetu. Hii ndiyo maana kila binadamu analazimika kutafuta mbinu ya kutumia vema muda ulio katika siku, juma, mwezi na mwaka. Kutumia muda vizuri ndiyo kuutunza.

Lakini kwanza tutazame mambo yanayoweza kusababisha matumizi yasiyofaa ya muda.

Jambo moja ni kupoteza muda. Kwanza, tujiulize maana ya kupoteza muda. Wote tunajua vyema kuwa tunafanya kazi mchana, yaani kipindi baina ya mawio hadi machweo ya jua.

Katika kipindi hiki kuna saa 12 ambazo kwa kawaida huwa tunazitumia kwa kufanya kazi ukitoa zile tunazozitumia kwa kujiandaa, kungojea basi na kusafiri kuelekea kazini.

Tunapozitumia saa kazi kwa gumzo, kuongea kwenye simu au kufanya mambo madogomadogo ambayo hayachangii chochote katika mafanikio yetu ya kazi tutakuwa tumeupoteza muda huo.

Mambo makuu ambayo hutupotezea muda ni mengi.

Baadhi ya hayo ni kama kutumia wakati mwingi wa kazi kwa kutatua matatizo badala ya kupanga kazi zetu vizuti na kuhakikisha vitendea na vitendewa kazi vipo.

Kushindwa kuzipanga kazi kwa umuhimu wake, kushindwa kudhibiti kuingiliwa kazini na jamaa zetu au watu wanaopenda umbea au udaku.

Mambo mengine ni pamoja na kufanya kazi mbalimbali zikiwamo hata zile ambazo zingeweza kutekelezwa na watu wengine au kutokuwa na mpangilio mzuri wa kazi.

Jambo jingine lenye kupoteza muda hasa kwa wafanyakazi ofisini ni kukosa nidhamu ya kazi kwa kufanya mambo kama vile kukaa bila kufanya kazi kutokana na uzembe na wakati mwingine hata kusinzia kazini, kutumia muda mwingi kwa kuzungumza na kuchati kwenye simu, kusoma magazeti na mambo mengine madogo madogo mengi ya namna hii.

Suala la kupoteza wakati ni kosa kubwa katika kutumia muda kwa afanisi.

Hata muda mdogo kama saa moja kwa siku hufikia saa 260 kwa mwaka ambazo ni sawa na siku 32 yaani muda unaozidi kidogo mwezi mmoja.

Dakika 15 kwa siku kwa mwaka ni siku 11 na nusu saa ni siku 22.

Taathira nyingine ya matumizi mabaya ya muda ni kupoteza muda wa kazi kutokana na watu wanaotujia mahali pa kazi wakatuletea masuala au mazungumzo yanayopunguza kasi ya utendaji wa kazi zetu au kufanya zisimame kabisa.

Unaweza kushinda tatizo hili kwa kutenga muda maalumu wa kusikiliza wageni badala ya kufanya ratiba huria inayowaruhusu kuja kukuona wakati wowote.

Kama wewe ni bosi katika sehemu yako ya kazi na kuna watendaji ambao wanakuja kukuona mara kwa mara kwa kutaka maelekezo, hakikisha unawapatia mafunzo yatakayowajengea uwezo wao wa kujiamini katika kufanya kazi.

Vilevile jifunze mbinu za kukatikiza maongezi unayoyaona yanakupotezea muda kama vile kumuomba mgeni akutumie maelezo zaidi kwa barua au barua pepe badala ya kuendelea kukaa muda mrefu mahali pa kazi au unaweza kumuwekea mihadi ya kukutana naye siku nyingine.

Kitu kingine kinachochangia katika kupoteza wakati ni simu.

Epuka kupoteza muda wako wa kazi kwa kupiga simu. Kila siku orodhesha simu ambazo unakusudia kupiga ukiacha zile zisizo muhimu.

Unapopiga simu zungumza jambo ulilokusudia kwa muhutasari na sikiliza kwa makini maelezo unayopewa ili kuepuka kumtaka aliyepiga kurudiarudia kukueleza.

Pia, tumia mbinu za kufupisha mazungumzo kwenye simu unapoona ulichoelezwa umekielewa kwa kusema kama vile “Ahsante nimeelewa nikitaka maelezo zaidi nitakupigia” wakati unapompigia mtu unaweza kuepuka maongezi marefu kwa kutumia mbinu mbalimbali kama kusema “Nina dakika mbili tu za kuongea, nitakufahamisha kuwa…”

Kumbuka kutunza muda ndilo jambo la umuhimu wa kwanza katika maisha yako. ukizingatia muda unaweza kuongeza tija yako katika kazi kwa asilimia 10 -15 pia kupata muda wa kupumzika jambo ambalo ni muhimu katika uhai wa binadamu.