Dosari za Tehama zinavyozihenyesha taasisi za umma Zanzibar

Unguja. Licha ya Serikali ya Mapinduzi Zanzibar (SMZ) ya awamu ya nane kuwekea mkazo katika mabadiliko na matumizi ya Teknolojia ya Habari na Mawasiliano (Tehama), imebainika bado utayari, ukosefu wa wataalamu na usimamizi hafifu unakwamisha ukuaji wa sekta hiyo.

Ripoti ya Mdhibiti na Mkaguzi wa Hesabu za Serikali (CAG) ya mwaka 2022/23 imefichua upungufu unaosababishwa na usimamizi duni kutika matumizi ya rasilimali za Tehama kwa baadhi ya taasisi za umma kwa kiasi kikubwa ambao umetokana na udhibiti wa ndani pamoja na kutofuatwa kwa sera.

Kwa mujibu wa ripoti hiyo iliyowasilishwa katika Baraza la Wawakilishi Juni 27, 2024, Dk Othmana Abbas Ali amesema kuwepo kwa dosari hizo kunasababisha kupungua ufanisi na kukosekana kwa tija katika matumizi ya mifumo na miundombinu ya Tehama kwa taasisi za Serikali.

Pia ripoti hiyo imebaini kuwapo uelewa mdogo wa watumishi wa umma kuhusiana vihatarishi vinavyotokana na mashambulizi ya mitandao.

“Uwepo wa dosari za kiusalama na dosari za kiutendaji kwenye mifumo jumuishi inayosimamiwa na kuendeshwa na Wakala wa Serikali Mtandao (E government), baadhi ya mifumo hiyo ni pamoja na mfumo wa manunuzi (e-Proz), mfumo wa ofisi mtandao (e-office), mfumo wa Zanmalipo, mfumo wa IFMIS/Bamas na mfumo wa barua pepe (GMS).

Amesema usalama huo unakwenda kinyume na matakwa ya viwango vya kimataifa vya ulinzi na usalama wa taarifa katika taasisi (ISO/IEC 27001).

Pia imebaini katika mchakato ya utengenezaji, ununuzi au uanzishwaji wa mifumo ambapo taasisi nyingi zimekuwa hazifuati matakwa, taratibu na miongozo ya utengenezaji, ununuzi au uanzishaji wake.

Miongoni mwa dosari kubwa zilizobainika katika miradi ya Tehama ni kukosekana kwa nyaraka za mifumo ya Tehama kwa kila hatua ya utengenezaji na kukosekana mipango ya usimamizi.

Dosari nyingine ni kukosekana kwa muunganiko wa moja kwa moja wa mifumo ya Tehama baina ya vyanzo vya mapato na taasisi zinazokusanya mapato, ili kuongeza ufanisi wa makusanyo na kuimarisha udhibiti wa mapato dhidi ya upotevu na uvujaji wa mapato unaotokana na kukusanya mapato nje ya mifumo kwa njia ya kawaida.

Dk Abbas amesema ipo haja taasisi kuandaa mpango imara wa ufuatiliaji na utekelezaji wa mapendekezo ya hoja za ukaguzi zilizobainishwa katika ripoti ya CAG na kuimarisha shughuli za taasisi, ili kupata ufanisi na malengo yaliyokusudiwa.

Ameshauri kutoa kipaumbele kwenye matumzi ya Tehama kwa kuandaa bajeti za kutosha za utekelezaji wa shughuli za Tehama katika taasisi pamoja na kuwajengea uwezo maofisa wa Tehama kuhusiana na usimamizi wa bora, uendeshaji, uboreshaji na udumishaji wa mifumo na miundombinu ya Tehama, jambo litakalosaidia kupatikana huduma bora kwa wananchi kupitia mabadiliko ya mifumo.

“Uandaliwe mpango maalumu wa mafunzo ya usalama wa matumizi ya mtandao kwa wafanyakazi wote wa taasisi angalau mara moja kwa mwaka, ili kupata uelewa juu ya vihatarishi vinavyotokana na mitandao na kuimarisha usalama wa taarifa za ofisi na taarifa binafsi za watumishi 

Taasisi za umma zinazohusika na makusanyo kuendelea kuimarisha usalama na utendaji kazi wa mifumo ya mapato kwa kufanya maboresho kwenye mifumo yao, ili kuendana na wakati, kuongeza ufanisi wa makusanyo na kuziba mianaya ya uotevu wa mapato dhidi ya watumiaji wasiohusika, wasiojulikana na wanaokusanya mapato nje ya mifumo.

Pia ameishauri wakala wa mtanado kuendelea kutoa miongozo sera na viwango, majukwaa ya kidigitali na matoleo mbalimbali yatakayotumika kwenye taasisi za umma katika kuhakikisha kuna uwajibikaji.

Hoja za ukaguzi

Kutokana na ukaguzi huo, hoja 741 zimeibuliwa kutoka kwenye maeneo makuu matano yaliyokaguliwa kwenye taasisi 27 za Serikali ambapo hoja hizo zimebainika kupitia ukaguzi uliofanyika kwenye mifumo 60 ya Tehama.

Kwa mujibu wa CAG, taratibu zinazokubalika zinaelekeza viongozi wa taasisi husika kuanzisha kamati tendaji itakayosimamia maendeleo yote ya Tehama, utoaji wa huduma kwa njia ya Tehama pamoja na kuhakikisha sera na mipango na mikakati inasimamiwa. Taasisi 16 hazina kamati tendaji.

Amesema kwa mujibu wa kifungu cha 5.3 cha ISO 27002:2022 kinahitaji taasisi kuweka sera na taratibu zitakazosaidia kusimamia utendaji kazi ambapo sera zake zitapaswa kuwa wazi na kufahamishwa watendaji mgawanyiko majukumu, ili kuepuka kujitokeza mgongano wa majukumu.

Hata hivyo, katika ukaguzi uliofanyika umebaini kuwapo taasisi za umma kutozingatia mgawanyo huo kutokana na ofisi hizo kuwa na uhaba wa watendaji wa Tehama na baadhi yao kutoweka kipaumbele shughuli za Tehama. Ukaguzi umebaini taasisi 15 zenye dosari ya mgawanyo wa majukumu.

Ukaguzi umebaini baadhi ya taasisi za umma mifumo yake haifanyiwi mapitio ya mara kwa mara kama miongozo inavyotaka kwa lengo kuhakikisha usalama na kudhibitiwa kwa watumiaji wa mifumo, hali hiyo imebainika katika taasisi nyingi na kubainika kuwapo kwa akaunti nyingi za watengenezaji wa mifumo kutoka kampuni ambazo akaunti hizo si za watumishi wa umma lakini zinaonekana zipo hai licha ya kutotumika muda mrefu.

Dosari uanzishaji na uendeshaji tovuti za Serikali

Taasisi za Serikali hutumia tovuti kama zana kuu ya utoaji habari kwa umma na wadau mbalimbali kuhusiana na huduma zinazotolewa na taasisi kwa lengo kutambulika haraka, kwa ufanisi na kwa wakati.

Hata hivyo, ukaguzi umebaini kutokuwepo kwa sehemu ya kuhesabu na kuonyesha idadi ya wageni waliotembelea na tovuti hiyo, ili kubaini tovuti hiyo inatazamwa na watu wangapi. 

Kadhalika, kukosekana kwa taarifa muhimu za taasisi, ikiwemo eneo la ofisi kwa upande wa Unguja na Pemba, namba za simu na mpango mkakati wa taasisi na baadhi ya taasisi kushindwa kuweka tovuti zao katika vituo vikuu vya Serikali vya kuhifadhi na kusimamia mifumo na badala yake huifadhiwa na kusimamiwa na kampuni binafsi za nje, jambo ambalo ni kinyume na kifungu nambari 4.1.1(ii) na (vii) cha muongozo huo.

Wasema wadau

Wakizungumzia dosari za mifumo hiyo, baadhi ya wadau wa Tehama pamoja na kushauri njia bora za kwenda nazo, wametaka kwanza kuwajengea uwezo watendaji, ili wakubali na kuitambua mifumo hiyo.

Ashura Abeid, mtaalamu wa Tehama kisiwani hapa amesema pamoja na kuwapo mahitaji makubwa ya teknolojia na kwenda na mabadiliko ya hayo, bado Serikali ina jukumu la kuhakikisha inawajengea uwezo watendaji wake.

“Mifumo imetiliwa mkazo awamu hii, sasa Serikali inatakiwa kwanza iwekeze kwa wataalamu wake kabla ya kuanzisha mifumo mingi ambayo baadaye inaweza kuwa hatari kwa sababu hayo si mambo ya kubuni,” amesema. 

Naye Ramadhan Ali, amesema katika eneo ambalo bado linahitaji kufanyiwa kazi kubwa ni upande wa tovuti, akidai eneo hilo lina changamoto, kwani zipo baadhi ya taasisi zaidi ya miaka mitano hazijawahi kuweka taarifa zake mpya.

“Kwa hili Zanzibar ni tatizo sana, na hapa kuna mambo mawili, kwanza utendaji kazi wa mazoea hakuna anayejali, lakini lingine ni ukosefu wa wataalamu, kwani masula ya teknolojia yanakwenda na wakati na watu wanakwenda na mazoea ya karne ya 20,” amesema.